Proposta de serviços para construção do modelo de controle da estratégia e um modelo de melhoria contínua integrados

Desenvolvimento da Arquitectura Organizacional Macro Processos de Negócio / Competências Organizacionais

Programa entre 10 e 30 dias

Finalidade

Este programa tem em vista proceder à concepção da arquitectura organizacional, em termos de competências organizacionais ou macro processos de 1º nível, através da decomposição sucessiva de cada um dos macroprocessos de 1º nível em macro processos de complexidade inferior, até ao nível dos macro processos elementares. Pretende-se também definir de forma precisa cada um dos macro processos, identificar as suas preocupações, objectivos, indicadores e estabelecer as prioridades de melhoria. A reflexão dinamizada no âmbito deste exercício procura também validar o modelo de processos de 1º nível.
A arquitectura de macro processos assim concebida exprime a estratégia organizacional no que respeita à organização e gestão dos macro processos, vistos como competências organizacionais, traduzindo um referencial organizacional único para todos.
Outra vertente importante prende-se com o envolvimento de todos os responsáveis numa reflexão integrada e sistémica da organização, independente das influências funcionais e orgânicas e dos interesses individuais, favorecendo o consenso sobre quais as competências organizacionais necessárias para implementar a estratégia, o seu actual desempenho e o pretendido no futuro.

Resumo

Após a mera identificação de cada macro processo de 1º nível no programa anterior, este inicia-se com a caracterização precisa de cada um deles, definindo a sua finalidade, o objecto de negócio estruturante, o início, o fim e os critérios de desempenho.
Para a modelação do 2º nível do macro processo identifica-se o seu contexto externo e procede-se à identificação dos sub-processos respectivos com base nos estímulos associados à relação com outros processos e entidades externas pertencentes àquele contexto.
Em seguida, o diagnóstico de cada macro processo assenta na reflexão sobre a resposta actual do macro processo aos estímulos trocados com o seu contexto externo, permitindo identificar as preocupações do processo.
Com base nas preocupações definem-se os objectivos e seus indicadores, validando a sua relação com os objectivos e indicadores operacionais homólogos.
Um conjunto de matrizes semelhante às elaboradas no programa anterior, relacionando as preocupações, os objectivos, os indicadores e os macro processos de 2º nível de cada processo em análise com os conceitos homólogos do nível operacional, permitirão estender as prioridades operacionais a cada macro processo de 2º nível.
Cada macro processo de nível 2, terá então um tratamento semelhante ao aplicado a cada macro processo de 1º nível, conduzindo à identificação dos macro processos de 3º nível e assim sucessivamente.
Este procedimento iterativo termina quando se atinge, para todos os macro processos de 1º nível, um nível de decomposição em que todos os macro processos são elementares.
As preocupações de um nível traduzem as causas das preocupações do nível imediatamente superior. Os objectivos de cada nível representam os factores críticos de sucesso dos objectivos homólogos do nível imediatamente superior. As matrizes permitem traduzir sucessivamente as prioridades de melhoria do 1º nível nas dos níveis seguintes.
Este exercício permite definir pontos de controlo em toda a arquitectura, correspondentes ao início e fim de cada macro processo, delimitando com precisão as fronteiras entre as competências organizacionais e permitindo estabelecer os protocolos entre os macro processos dos diferentes níveis. Aqueles pontos de controlo possibilitarão uma monitorização da implementação da estratégia e dotarão a organização de um mecanismo de identificação rápida de impactos decisórios, potenciando a agilidade organizacional.
Mais importante que toda a arquitectura obtida e respectivos objectivos e indicadores é a reflexão realizada e o consenso gerado em torno de uma visão única e partilhada da organização, por todos os seus colaboradores.

Este programa pode ser aplicado numa aproximação top down ou middle down.

Estrutura e Atributos

Informação necessária

Aproximação top down
Para realizar o exercício a um macro processo do 1º nível será necessário ter disponível todos os resultados obtidos no programa anterior.

Aproximação middle down
Neste caso , o programa inicial não terá sido realizado, pelo que se parte da informação veiculada pelos responsáveis da competência organizacional em análise, à luz da visão e percepção da estratégia que orienta a sua gestão.
Antes de iniciar o exercício, será necessário sistematizar a informação existente de acordo com as orientações do primeiro exercício (se top down), de forma a criar o enquadramento mais adequado e garantir o melhor alinhamento estratégico possível do macro processo em análise.

Participantes

A arquitectura de macro processos vai obrigar a uma reflexão cruzada da organização a vários níveis hierárquicos.
Na discussão de cada competência organizacional podemos distinguir duas partes, sendo uma referente à definição e diagnóstico do respectivo macro processo e a outra respeitante à definição dos objectivos, indicadores e prioridades.
Na primeira parte deverão estar presentes todos os responsáveis, de primeira e segunda linha, do macro processo em análise, os responsáveis dos macro processos pertencentes ao seu contexto externo, responsáveis do controlo de gestão e da melhoria contínua. Pretende-se assegurar o consenso relativamente ao âmbito, à finalidade e às fronteiras do macro processo e também validar o contributo para a estratégia, ou seja, a relação com o nível imediatamente superior. No caso dos macro processos de níveis inferiores será importante assegurar adicionalmente a presença de um responsável pelo macro processo imediatamente superior, para garantir o alinhamento respectivo. Os representantes dos macro processos do contexto externo, clientes ou fornecedores do macro processo, asseguram a identificação de todas as preocupações do macro processo em análise, através de uma reflexão sobre o diagnóstico do seu desempenho.
Na segunda parte podemos dispensar os responsáveis pelos macro processos pertencentes ao contexto externo, embora a sua presença numa primeira intervenção seja sempre útil para a construção de uma visão única sobre a organização.
Assim, à medida que se progride na arquitectura, vamos analisando macro processos de níveis inferiores, o que determina a mudança dos participantes.
A participação dos responsáveis pelo controlo de gestão e pela melhoria contínua proporciona a sua aprendizagem da filosofia de funcionamento, permitindo-lhes suportar o acompanhamento da organização e garantir a evolução do modelo de gestão.

Exercícios

  • Exercício 8. Definição e diagnóstico dos macro processos de 1º nível
  • Exercício 9. Definição dos objectivos e indicadores dos macro processos de 1º nível
  • Exercício 10. Modelo de macro processos até ao nível dos macro processos elementares
  • Exercício 11. Desdobramento dos objectivos pelos vários níveis da arquitectura

Produtos obtidos

Arquitectura organizacional em termos de macro processos ou de competências organizacionais.
Para cada macro processo / competência organizacional:

  • Finalidade, Objecto estruturante, início, fim, critérios de desempenho
  • Modelo de macro processos / competências organizacionais
  • Preocupações, Objectivos, indicadores, prioridades
  • Matriz de cruzamento dos Macro Processos e Entidades Externas pertencentes ao contexto externo com as Preocupações
  • Matriz de cruzamento dos Macro Processos e Entidades Externas pertencentes ao contexto externo com os Objectivos do Macro Processo
  • Matriz de cruzamento dos Objectivos Operacionais com os Objectivos do Macro Processo
  • Matriz de cruzamento dos Indicadores Operacionais com os Indicadores do Macro Processo
  • Matriz de cruzamento dos Objectivos do Macro Processo com os Macro Processos de nível abaixo
  • Matriz orientadora do plano de actividades e de investimentos do Macro Processo
AnexoTamanho
Governance2.5 MB

Destaques

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mood.jpgUma ferramenta interactiva de modelação de arquitecturas de processos e repositório de conhecimentos. Ler mais »
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